In dit hoofdstuk wordt toegelicht of de plannen meerjarig zijn geconcretiseerd en hoe de monitoring is opgezet. Zoals hiervoor is genoemd bleek de uitwerking van met name dit criterium voor een aantal instellingen lastig. De meeste negatieve oordelen betroffen criterium 3.

Er zit verschil tussen instellingen in de manier waarop zij de plannen hebben geconcretiseerd. Het overgrote gedeelte van de instellingen heeft de plannen bottom-up vormgegeven. Hierbij stelden instellingen vaak centrale kaders op waarbinnen de faculteiten, academies of opleidingen in samenspraak met de medezeggenschap en studenten, ideeën konden aandragen die in een centraal plan zijn vormgegeven. Voor een aantal plannen is er gekozen voor een top-down benadering of zijn al bestaande plannen, soms voortkomend uit de voorinvesteringen, voortgezet. Er blijkt geen verschil in slagingskans op dit criterium van de plannen tussen een bottom-up of top-down benadering.

De 36 instellingsplannen die op dit criterium positief werden beoordeeld, zijn over het algemeen helder vormgegeven door de instellingen. De doelen, voornemens, activiteiten, betrokkenen, gewenste resultaten en budget zijn goed uitgewerkt. Veel activiteiten en acties beschrijven doelen die impact hebben voor studenten en medewerkers en dragen zichtbaar bij aan de kwaliteit van het onderwijs. Het merendeel van deze instellingen heeft concrete beleidsacties, processen en activiteiten geformuleerd, passend bij hun doelen en voornemens, zowel op centraal als decentraal niveau.

De oorzaak dat achttien instellingsplannen in de eerste beoordeling niet voldeden aan criterium 3 ligt hoofdzakelijk in het feit dat in deze plannen concreet uitgewerkte meerjarige maatregelen ontbreken. Die concreetheid en meerjarigheid (2019 t/m 2021) zijn voor de beoordeling cruciaal omdat dit inzicht geeft in het vaststellen of de maatregelen praktisch en in tijd uitvoerbaar zijn. De meerjarige concrete planvorming was vanaf het begin van de kwaliteitsafspraken een hard criterium maar was in de voorbereiding en uitwerking bij verschillende instellingen wellicht toch onvoldoende duidelijk. In de evaluatie van de planbeoordeling van de kwaliteitsafspraken door de NVAO (zie rapport) blijkt dit een belangrijk element te zijn geweest voor het aantal negatieve beoordelingen op dit criterium.

Als er in de plannen wel een concrete uitwerking van de voorgestelde maatregelen aanwezig was, hadden de instellingen die op dit criterium een onvoldoende haalden, die maatregelen onvoldoende in meerjarig perspectief uitgewerkt.

In veel van deze plannen ontbrak eveneens een meerjarige begroting voor de inzet van de studievoorschotmiddelen. Die inzet was van belang om na te gaan of de instellingen de verkregen middelen inzetten voor de kwaliteitsafspraken en om inzicht te krijgen in het realistische gehalte van de voorgestelde maatregelen.

Verder kreeg een aantal instellingen op dit criterium een onvoldoende omdat de monitoring van de voorgestelde maatregelen onduidelijk was uitgewerkt. Monitoring van de maatregelen is voor dit criterium van belang om te kunnen beoordelen of de voortgang in de gaten wordt gehouden.

Om de monitoring structureel en goed te laten verlopen, kiezen veel instellingen ervoor de monitoring van de kwaliteitsafspraken te laten aansluiten bij de reguliere planning en control-cyclus (PDCA-cyclus). Instellingen geven hierbij zelf invulling aan de vorm en onderscheiden zich van elkaar in bijvoorbeeld indicatoren, frequentie van rapportages en centrale of decentrale verantwoording. Een aantal instellingen ontwikkelt specifieke instrumenten voor de monitoring van de plannen, zoals bijvoorbeeld digitale omgevingen, dashboarden, kwalitatieve monitoringsmethodiek, zelfontworpen instrumenten of commissies die de voortgang bewaken en elkaar informeren.

De meerjarigheid van de plannen is dus grotendeels in orde. De (beleids)acties en processen voor de eerste fase van de kwaliteitsafspraken zijn, in overeenstemming met de afspraken, tot en met 2021 veelal helder geformuleerd. Sommige instellingen hebben concrete plannen tot het einde van de periode opgesteld (eind 2024) maar de meesten hebben in overeenstemming met de afspraken voor de resterende jaren (2022 – 2024) de plannen meer op hoofdlijnen uitgewerkt en kaders gegeven voor verdere concretisering. Dit geeft de instellingen ruimte om waar nodig aanpassingen te doen en hun plannen te herzien, zoals nadrukkelijk in de kwaliteitsafspraken is overeengekomen. De bijbehorende begrotingen sluiten goed aan bij de concreet uitgewerkte voornemens.

Zoals in de kwaliteitsafspraken en het protocol vastgelegd, krijgen instellingen die de eerste keer een negatieve beoordeling kregen, een jaar de tijd om hun plannen te verbeteren en nog een keer ter beoordeling voor te leggen aan de NVAO.

Voor deze rapportage zijn ook de hoofdstukken over de kwaliteitsafspraken uit de jaarverslagen van 2019 bekeken. Merendeels zijn deze helder en goed geschreven. In die gevallen bevatten de verslagen een beschrijving van het proces van de kwaliteitsafspraken, de keuzes voor de thema’s en de vorderingen die hierop worden gemaakt en een (herziende) begroting.

Een aantal instellingen schuift projecten door naar het volgende jaar of brengt veranderingen aan in de begroting. Wijziging van de plannen wordt duidelijk onderbouwd en gebeurt met instemming van de medezeggenschap. De medezeggenschap krijgt in de jaarverslagen de ruimte om te reflecteren op de kwaliteitsafspraken. Sommige instellingen hebben in het jaarverslag nog weinig aandacht besteed aan de kwaliteitsafspraken of geen beschrijving van de voortgang opgenomen, veelal doordat de planbeoordeling of de besluitvorming erover aan het eind van 2019 plaatsvond.